Branża IT jest jedną z najczęściej korzystających z outsourcingu gałęzi gospodarki, przede wszystkim z powodu dominującej roli technologii w biznesie. Zatrudnianie i utrzymywanie własnego zespołu programistów może szybko stać się kosztowne, a outsourcing pozwala na redukcję wydatków przy jednoczesnej poprawie jakości tworzonego oprogramowania.
Dziś zarządzający firmami nie mają wątpliwości, że outsourcing w IT przynosi wiele korzyści, w tym oszczędność czasu, redukcję kosztów i umożliwienie pracownikom skupienia się na ważniejszych zadaniach, co zwiększa ich efektywność i wydajność.
W efekcie systematycznie rośnie liczba przedsiębiorstw, które zlecają tworzenie oprogramowania w całości lub w części software house’om. Zgodnie z wynikami badania „Global outsourcing survey 2022” przeprowadzonego przez firmę Deloitte, aż 72% badanych firm zleca prace informatyczne na zewnątrz, a 31% planuje zwiększyć skalę outsourcingu w przyszłości.
Ale w czym tkwi sekret współpracy z firmami outsourcingowymi? Jak podnieść jakość produktu, a jednocześnie mieć pewność, że terminy zostaną dotrzymane, a zasoby nie zostaną zmarnowane?
Praca z firmą outsourcingową to nie to samo, co praca z własnym zespołem. Jeśli chcesz, aby Twój outsourcing usług IT zakończył się sukcesem, musisz najpierw co nieco się o nim dowiedzieć.
Dzięki naszym przydatnym wskazówkom lepiej zrozumiesz, jak pracować z firmą outsourcingową.
Czym jest oprogramowanie dedykowane?
Najprościej rzecz ujmując, oprogramowanie na zamówienie to każdy system informatyczny stworzony w oparciu o indywidualne potrzeby firmy, w sposób najlepiej odpowiadający jej specyficznemu profilowi działalności.
Analizując potrzeby biznesowe naszych Klientów, często obserwujemy, że nawet w ramach tej samej branży, pozornie podobne procesy w każdej firmie mogą być realizowane w zupełnie inny sposób. Dlatego też gotowe oprogramowanie dostępne na rynku często nie spełnia specyficznych potrzeb firmy.
Decydując się na stworzenie oprogramowania na zamówienie, możemy mieć pewność, że będziemy mogli odpowiednio zaplanować wszystkie jego funkcjonalności. Zbudowany w ten sposób system nie ma niepotrzebnych funkcji, co znacząco przekłada się na łatwość i czas wdrożenia. Dopasowanie oprogramowania do określonych przez Ciebie wymagań sprawia, że inwestycja ta przekłada się bezpośrednio na poprawę efektywności realizowanych zadań. Nie jest to możliwe w takim stopniu w przypadku gotowych produktów, które dopiero na etapie wdrożenia mogą zostać dostosowane do specyfiki działalności i to tylko do pewnego poziomu.
Czym jest outsourcing w tworzeniu oprogramowania na zamówienie?
Outsourcing usług IT to proces, w którym software house dostarcza na potrzeby Twojej firmy specjalistów, posiadających odpowiednie kompetencje, które w danym momencie niezbędne w Twoim projekcie.
Korzystając z usług zewnętrznej firmy i jej pracowników, tworzących dla Ciebie dedykowane oprogramowanie nie musisz polegać jedynie na umiejętnościach własnego zespołu, które w wielu przypadkach mogą być niewystarczające.
Według danych Statista, sektor outsourcingu IT ma największy wkład w przychody na rynku usług IT. W 2021 roku wygenerował kwotę 361 mld USD. Szacuje się, że przychody w samym segmencie outsourcingu IT osiągną 430,5 mld USD w 2023 roku.
Według prognoz roczna stopa wzrostu w latach 2023-2027 wyniesie 8,07%, a zatem do 2027 roku przychody na rynku IT osiągną jeszcze wyższy poziom – 587,3 mld USD, co wskazuje na znaczny potencjał wzrostu w najbliższych latach:
Oczekuje się, że średnie wydatki na jednego pracownika w segmencie outsourcingu IT wzrosną do 123,60 USD w 2023 r., co wskazuje na potencjał tworzenia miejsc pracy w branży.
W ujęciu globalnym oczekuje się, że Stany Zjednoczone będą generować największe przychody w sektorze outsourcingu IT, osiągając szacunkowo 156,2 mld USD w 2023 roku. Liczby te podkreślają znaczący wpływ, jaki outsourcing IT ma na światową gospodarkę oraz jego potencjał do dalszego wzrostu w najbliższych latach.
Jednak udany outsourcing wymaga skrupulatnego planowania, przejrzystej komunikacji i skutecznych metod zarządzania projektem, aby ograniczyć potencjalne ryzyko, takie jak niedopasowanie oczekiwań, naruszenie bezpieczeństwa danych i własności intelektualnej.
Jak działa outsourcing rozwoju oprogramowania dedykowanego?
Outsourcing rozwoju oprogramowania dedykowanego polega na współpracy z zewnętrznym dostawcą usług w celu wykonania zadań związanych z rozwojem oprogramowania, takich jak projektowanie, rozwój, testowanie i utrzymanie systemów oprogramowania.
Partnerstwo to może przybierać różne formy, od zwiększenia liczby pracowników po outsourcing projektowy lub współpracę z dedykowanym zespołem.
Proces ten przebiega zazwyczaj w poniższy sposób
1. Identyfikowanie potrzeb w zakresie outsourcingu
Organizacje oceniają swoje wewnętrzne możliwości, dostępne zasoby i wymagania projektowe, aby określić, czy outsourcing jest opłacalny. Kluczowymi czynnikami przy podejmowaniu tej decyzji mogą być: optymalizacja kosztów, dostęp do wyspecjalizowanych umiejętności, skrócenie czasu wprowadzania produktów na rynek oraz większa koncentracja na podstawowych działaniach biznesowych.
2. Określenie zakresu prac
Firma definiuje konkretne zadania, które mają być zlecone na zewnątrz, ustala wskaźniki wydajności i wyznacza jasne oczekiwania dotyczące wyników, terminów i standardów jakości.
3. Wybór dostawcy usług
Przedsiębiorstwo przeprowadza dokładne badania, oceniając potencjalnych partnerów outsourcingowych na podstawie ich wiedzy, doświadczenia, lokalizacji geograficznej i modeli cenowych. Kompatybilność kulturowa, umiejętności komunikacyjne i dotychczasowe referencje również odgrywają istotną rolę w procesie podejmowania decyzji.
4. Negocjowanie i podpisywanie umów
Po znalezieniu odpowiedniego partnera obie strony negocjują warunki umowy outsourcingowej, w tym harmonogramy płatności, prawa własności intelektualnej i środki bezpieczeństwa danych. Następnie podpisywana jest prawnie wiążąca umowa, która formalizuje partnerstwo.
5. Transfer wiedzy
Firma zapewnia partnerowi outsourcingowemu odpowiednią dokumentację, narzędzia i dostęp do systemów wewnętrznych, co pozwala dostawcy na szybkie rozpoczęcie realizacji zadań.
6. Zarządzanie projektem i komunikacja
Ustanawia się solidne ramy zarządzania projektem w celu monitorowania postępów, ułatwienia komunikacji i zarządzania ryzykiem. Regularne aktualizacje statusu i przeglądy wydajności są prowadzone w celu zapewnienia zgodności i utrzymania przejrzystości między stronami.
7. Dostawa i utrzymanie oprogramowania
Partner outsourcingowy dostarcza opracowane oprogramowanie zgodnie z ustalonymi harmonogramami i standardami jakości. Po wdrożeniu może nadal zapewniać utrzymanie, wsparcie i iteracyjne ulepszenia w oparciu o zmieniające się wymagania.
Jakie są koszty outsourcingu tworzenia oprogramowania na zamówienie?
Modele outsourcingu różnią się również kosztami. Na przykład w przypadku modelu team augmentation / staff augmentation płacisz stawkę godzinową lub stałą cenę, w której wyceniana jest praca zespołu w ramach całego projektu.
Dla każdego projektu koszt outsourcingu w tym modelu będzie inny, ponieważ zakres prac i liczba specjalistów będzie indywidualnie dopasowana do projektu.
Pewnym punktem odniesienia może być jednak porównanie kosztów zatrudnienia specjalistów in-house i outsourcingu, opublikowane przez Accelerance w raporcie „2022 Global Software Outsourcing Trends and Rates Guide”.
Według danych zebranych w raporcie średni koszt zatrudnienia specjalisty in-house wynosi 83-112 dolarów za godzinę, w porównaniu do 40-90 dolarów za godzinę w przypadku outsourcingu.
Mimo że zalet outsourcingu w modelu team augmentation / staff augmentation jest więcej, głównym czynnikiem decydującym o zaangażowaniu zewnętrznego personelu, dostarczanego przez software house, jest redukcja kosztów.
Prawie 70% respondentów biorących udział w badaniach przeprowadzonych wśród klientów Deloitte odpowiedziało, że kluczowym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu był niższy koszt pracy specjalistów, niż w przypadku modelu in-house.
Innym przykładem może być outsourcing oparty na projekcie.
Należy pamiętać, że w przypadku usług projektowania i tworzenia oprogramowania wchodzi w grę tak wiele czynników, zarówno po Twojej stronie, jak i po stronie software house’u, takiego jak SOFTIQ, że nie możemy podać kosztów przed przeprowadzeniem szczegółowej analizy Twoich wymagań.
Przygotowując ofertę dla naszych Klientów, staramy się zawsze dostosować model współpracy i kontraktowania do specyfiki ich działalności i projektu.
Często podczas konsultacji z naszymi Klientami słyszymy, że wiele firm nie chce nawet rozważać pracy nad projektem w modelu Fixed Price, a jedynie dopuszcza rozwiązanie Time&Materials.
O ile w przypadku niektórych projektów może to być faktycznie najlepszy model kontraktowania, to z pewnością nie jest on uniwersalny i dla niektórych branż czy rodzajów oprogramowania nie jest optymalny z punktu widzenia Klienta.
Jedną z przyczyn takiego faworyzowania modelu Time & Material przez niektóre software house’y jest, zwłaszcza w przypadku dużych projektów, jest brak doświadczenia w optymalnym szacowaniu ryzyka. W efekcie budżet projektu może być zbyt niski, aby chronić dostawcę w przypadku niespodziewanych komplikacji lub zbyt wysoki z punktu widzenia Klienta, gdy margines błędu jest przeszacowany.
4 wskazówki, jak pracować z firmą outsourcingową dla rozwoju oprogramowania na zamówienie
Wskazówka 1: Wyznacz realistyczne cele dla swojej firmy outsourcingowej
Najczęstszym błędem popełnianym przez firmy przy angażowaniu firmy outsourcingowej jest stawianie jej na początku współpracy takich samych oczekiwań, jak swojemu wewnętrznemu zespołowi. Twój kontrahent nie będzie od razu znał wartości Twojej firmy, Twoich celów jako marki oraz celu projektu, który chcesz zrealizować.
Zanim skontaktujesz się z jakąkolwiek firmą outsourcingową, upewnij się, że dokładnie wiesz, dlaczego chcesz nawiązać z nią współpracę. Czy zatrudniasz informatyków, aby dokończyć konkretny projekt, czy aby uzyskać dodatkowe wsparcie dla własnego zespołu? Upewnij się, że odpowiednio zakomunikujesz firmie outsourcingowej swoje cele – to wzmocni waszą współpracę.
Wskazówka 2: Znajdź odpowiednią firmę outsourcingową
Jak wybrać odpowiedni software house? Wybór firmy outsourcingowej, z którą będziesz współpracować, ma fundamentalne znaczenie. Zastanów się, czy szukasz usług krótkoterminowych czy długoterminowej współpracy i co będzie najbardziej efektywne dla Twojej firmy.
Niektórzy wolą zlecić każdą z usług innemu wykonawcy, inni współpracują z jedną agencją. Wybór należy do Ciebie, ale pamiętaj, że im więcej firma tworząca oprogramowanie wie o wewnętrznym funkcjonowaniu Twojej firmy, tym lepiej wykona swoją pracę.
Na co zwrócić uwagę wybierając software house do swojego projektu?
Wybierając software house do outsourcingu, weź pod uwagę nie tylko takie czynniki jak koszt i bezpieczeństwo, ale także aspekt obsługi klienta, reputację i portfolio firmy.
Ponadto upewnij się, że software house jest dobrze dopasowany do Twojego konkretnego projektu i rodzaju usług, których potrzebujesz. W SOFTIQ wiemy, jak ważne jest, aby czuć się komfortowo z członkami zespołu i być zadowolonym z poziomu komunikacji. Wśród kwestii, które warto rozważyć przy wyborze software house’u do outsourcingu projektów są:
- doświadczenie i portfolio software house,
- koszt realizacji projektu,
- termin realizacji projektu,
- zapewnienie jakości, w szczególności odpowiednie procedury testowe,
- dobra komunikacja, w szczególności jasne i wyczerpująće odpowiedzi na zadawane pytania,
- dostępność doświadczonego Project Managera oraz eksperta technicznego, będących w każdym momencie w stanie pomóc Klientowi,
- dostępność zasobów – personelu wyspecjalizowanego w potrzebnej technologii,
- kompetencje w zakresie integracji z istniejącymi systemami.
Więcej o tym jak wybrać najlepszy software house dla swojego projektu dowiesz się w pierwszej i drugiej części naszego artykułu „Jak wybrać najlepszy software house dla swojego projektu? Kompletny przewodnik, ważne kryteria i przydatne wskazówki„.
Jeśli masz dodatkowe pytania, skontaktuj się z naszymi ekspertami.
Wskazówka 3: Zrób rozeznanie na temat firm świadczących usługi outsourcingu IT
Za każdym razem, gdy znajdziesz firmę, która wydaje się spełniać Twoje oczekiwania, przeczytaj uważnie wszystkie informacje dostępne na jej stronie internetowej. Sprawdź, czy mają doświadczenie w pracy przy projektach podobnych do Twojego – większość firm outsourcingowych ma na swojej stronie internetowej portfolio, w którym pokazują swoją pracę potencjalnym klientom. To doskonałe źródło informacji o Twoim partnerze biznesowym – nie pomijaj go!
Powinieneś również poszukać recenzji, opinii klientów i pracowników. Doświadczenie niektórych firm może wyglądać niesamowicie w pierwszej chwili, ale mogą one mieć spore problemy, o których nie dowiesz się z ich strony internetowej.
Wskazówka 4: Utrzymuj spójny i efektywny kanał komunikacji z firmą outsourcingową
Komunikacja jest podstawą, jeśli chodzi o outsourcing. Zlecenie usług IT na zewnątrz może oznaczać oszczędność czasu i pieniędzy, ale trzeba tę współpracę odpowiednio pielęgnować. Upewnij się, że często komunikujesz się z firmą outsourcingową za pomocą wygodnego kanału komunikacyjnego.
Jeśli chcesz coś zmienić w wyznaczonych zadaniach, musisz dać znać swoim kontrahentom. Firmy, które utrzymują słabą komunikację ze swoimi partnerami, w końcu zderzą się z tym, jak każda ze stron interpretuje wymagane usługi – lepiej wyjaśnić wszelkie nieporozumienia, póki jest jeszcze czas.
Podsumowanie – czy korzystać z outsourcingu w przypadku tworzenia oprogramowania dedykowanego?
Wybór, czy powinieneś zlecić swoje usługi na zewnątrz, jest decyzją, która powinna być oparta na specyfice Twoich usług i projektu, który chcesz zrealizować.
Dzięki outsourcingowi możesz obniżyć koszty operacyjne, pominąć proces rekrutacji i zaoszczędzić czas – co jest szczególnie ważne, jeśli masz ścisłe terminy do dotrzymania.
Outsourcing daje Ci dostęp do wysoko wykwalifikowanych specjalistów, z umiejętnościami, które nie są łatwe do znalezienia na lokalnym rynku pracy.
